Как улучшить работу команды с помощью систем управления проектами

Роман Королев, руководитель по продажам Яндекс 360 для бизнеса, рассказал, как сделать работу команды эффективнее с использованием систем управления проектами. Они позволяют оптимизировать рутинные бизнес-процессы: от генерации идей до проведения рекламных кампаний. Кроме того, инструмент помогает грамотно распределять задачи между сотрудниками и контролировать их выполнение. Эксперт поделился примерами рабочих процессов, которые легко усовершенствовать при переносе в систему управления проектами. 

Реализация проектов

В таких сервисах удобно отслеживать реализацию любого проекта или создание продукта. На этапе, когда внутри команды распределяются задачи и фиксируются дедлайны, можно систематизировать работу сотрудников, объединив задачи в отдельные очереди. Например, для дизайнеров, разработчиков, тестировщиков. По ходу работы исполнителю важно менять текущий статус задачи на актуальный, чтобы другие участники проекта понимали, как продвигается процесс. 

Найм сотрудников

HR-процессы компании тоже поддаются систематизации. В сервисах есть возможность создать очередь задач по онбордингу сотрудников. Например, «Предоставить пакет документов» с чек-листом необходимых заявлений и справок, а также сроков, к которым их нужно предоставить. 

Организация документооборота

При необходимости можно частично автоматизировать оформление документов. Для этого процессы согласования и подписания документов переводятся в очереди задач в системе. Таким образом, делается запрос на формирование конкретного документа, а если нужно подписать готовый договор, то добавляется задача и отмечается нужный сотрудник. 

Маркетинг и реклама

Отдел маркетинга может использовать системы управления проектами для подготовки рекламных кампаний и спецпроектов, бюджетирования, оценки эффективности продвижения в разных каналах. Например, при создании рекламной кампании в рамках одного проекта можно сделать несколько очередей для задач по контенту, дизайну, аналитике. 

«‎В Яндекс Трекере, как системе управления проектами, для автоматизации таких процессов есть специальные шаблоны для очередей задач. В каждый из них встроен предустановленный рабочий процесс, который учитывает особенности конкретных процессов: создание товаров и услуг, разработка, работа с людьми и документами», — отмечает Королев. 

Использовать системы управления проектами для организации всех перечисленных сценариев одинаково могут как офлайн-команды, так и распределённые, сотрудники которых не находятся в одном офисе. 

Источник фото: изображение от Freepik